La lista è il modo migliore per organizzare il proprio tempo e migliorare la propria produttività. E sono ormai tante le app che permettono di creare liste.
Non è un mistero per nessuno che la giornata lavorativa è un intreccio complesso di operatività, progettualità, riunioni, confronti, verifiche, modifiche e tanto altro ancora. Tutto questo, inoltre, non nel silenzio ovattato di uno studio, ma in un sistema sempre connesso al web e in cui si viene con frequenza interrotti da email, notifiche, chat, telefonate e la quotidiana emergenza.
Tenere la rotta può essere difficile per qualunque professionista e tenere a bada l’ansia di non farcela, o di dimenticare qualcosa, ancora di più. Meglio seguire allora il consiglio di Albert Einstein
Oppure, estendendo il concetto, che puoi comodamente tenere in una lista. Uno degli strumenti che utilizzo per la gestione di UfficioStampa24 e dei clienti che seguo sono, infatti, le liste.
To do list. Liste di telefonate. Liste di pezzi da scrivere. Liste che diventano struttura per un PowerPoint. Liste degli argomenti per scrivere una brochure o per la scaletta di una video intervista. O per comporre un piano editoriale.
Compilare liste, come ogni attività di scrittura e lettura, è estremamente terapeutico e nulla vieta (anzi verrà automatico) di incrementare la redazione di liste anche fuori dall’attività professionale (lista della spesa, ad esempio). La mente si alleggerisce perché il concetto (l’oggetto della lista) è deposto sulla lista. La mente, questa entità terribile che rimugina e chiacchiera senza sosta, adesso non deve più pensare e ripensare a quel concetto, può dedicarsi ad altro. A una lista delle priorità, ad esempio.
Le liste, in ogni caso, sono utili in quasi ogni genere di lavoro che affronto. Come anticipato, un documento in PowerPoint, non è altro che una lista di slides. La struttura del testo, non è altro che una lista di argomenti. La fattura è una lista di prestazioni effettuate. E i mesi stessi, che trascorrono o scorrono, non sono altro che liste di giorni.
Le4 migliori app per creare liste e note.
In questa personale classifica includeremo solo app che abbiano queste caratteristiche:
- essere gratuite, almeno nella versione base;
- accessibili da ogni dispositivo, smartphone, tablet o desktop.
- non essere legate a un’ecosistema.
- offrire possibilità di condivisione e collaborazione.
Per via di questo terzo punto non verrò presa in considerazione l’app Note di Mac che è eccezionale, ma che non è disponibile per Android. Va detto però che accedendo ad iCloud da un dispositivo Android con il proprio account Apple è possibile accedere a Note.
Cominciamo allora segnalando due ottime app entrambe di Microsoft.
OneNote.
OneNote è una delle app più arricchite nel tempo della suite Microsoft. Per utilizzarla gratuitamente basta avere un account Microsoft e si potrà utilizzare sui dispositivi mobili, ma anche da desktop. Permette di organizzare le liste in blocchi appunti, che inseguito puoi dividere in sezioni e pagine. Si possono aggiungere note vocali, fotografiche, evidenziare e ha in più una funzione molto divertente: con un dito o una penna, agendo sulla nota, si può prendere un appunto calligrafico, o realizzare un disegnino. I contenuti si possono, ovviamente, condividere con collaboratori e colleghi.
Microsoft To Do.
Microsoft To Do, sempre di Microsoft, è estremate sintetico e intuitivo. Il suo obiettivo principale e creare liste di cose da fare. Ma tutto questo è ovviamente riduttivo. Si possono aggiungere scadenze, promemoria e condividere con gli interessati al progetto. Io la uso anche, in modo un po’ improprio, per raccogliere anche link o altre cosette da salvare.
Google Tasks.
Google Tasks è un po il gemello di Microsoft To Do, ma ha il vantaggi, oltre a creare, elenchi, liste, tasks, eccetera, di essere sincronizzato con Google Calendar. Questo permette a chi è un utilizzatore della suite Google di avere un prodotto più facilmente gestibile nel flusso dei software che già usa. Anche qui condivisione e collaborazione sono facilitati. E c’è pure l’app per il browser Chrome.
Evernote.
Evernote è forse l’app che uso da più tempo. Possiede una grande quantità di funzioni già nella versione base, ma non permette – se non a pagamento – l’utilizzo dell’app in più dispositivi. Il consiglio è quindi scaricare l’app gratuita per lo smartphone e poi accedere Evernote, gratuitamente, tramite browser e login. L’interfaccia è più o meno la stessa, c’è giusto l’impiccio dell’autenticazione, ma, date le innumerevoli funzioni di quest’App si super facilmente. Sincronizzazione con Google Calendar e altri strumenti utilissimi sono però disponibili solo nella versione a pagamento e questo me la fa segnare per ultima. Inoltre non amo molto le loro iniziative promozionali che mi arrivano in newsletter, non hanno smalto, sembrano fatte “per forza”, ma questo non c’entra con le indubbie qualità di una delle app migliori per creare note e liste.
WhatsApp.
WhatsApp non è un app per prendere appunti, ma è davvero molto amata e utilizzata da chiunque. Tanti anni fa, io non la utilizzavo, me la impose un cliente perché per lui era comodo questo strumento più che le email o la telefonata. Com’è logico dopo è stato impossibile smettere di utilizzarla, ma, tra le sue tante qualità mi è sempre mancata una funzione liste. Io uso questo metodo un po’ artigianale, ma funziona. Mi sono fatto inviare una vCard con i miei dati da un collega. A questa vCard ho immediatamente inviato un messaggio. Si è creata quindi una chat tra me e me in cui segno note e attività che sarebbe poi più semplice condividere su questa applicazione.
Questa la mia personale classifica che mi sarebbe piaciuto arricchire anche con 2 app di Moleskine, ma sono a pagamento e, per me, abbastanza costose. Un vero appassionato di liste ed elenchi potrebbe però trovarle utili. Stesso discorso che per chi ama tenere una diario, cosa possibile con Moleskine Journey.
